Ile kosztuje dług?

Jak wysoki jest dług, każdy widzi. Jednak czy kwota zapisana na fakturze rzeczywiście oddaje pełen obraz długu? Sprawdźmy to!

Sprawa na pozór wydaje się prosta – dłużnik nie zapłacił w terminie, a my przystępujemy do działania, by odzyskać dług. I tu pojawiają się pierwsze, pozafakturowe koszty – ponaglenia telefoniczne, mailowe, pisma z wezwaniami do zapłaty – i o ile sam telefon nie kosztuje nic lub parę groszy, to przecież ten telefon ktoś musi wykonać. Anna Gąsiorowska, zawodowy negocjator i trener windykacyjny zauważa, że choć firmy coraz częściej naliczają odsetki od przeterminowanych płatności, to mało która firma zadaje sobie trud, by ocenić całkowite koszty obsługi długu: „Odzyskując profesjonalnie nasze należności, musimy przede wszystkim podchodzić indywidualnie do każdego przypadku. Zapomnijmy o ściągniętych z internetu wzorach pism, scenariuszach rozmów. Przygotowanie do każdej rozmowy z dłużnikiem musi poprzedzać pozyskanie jak największej liczby informacji o dłużniku. Często nie wystarczy Google. Czas pracy, który mógłby być przeznaczony na inną czynność, musi być przeznaczony na dłużnika. A jeśli jest ich kilku? Pomnóżmy przez ich liczbę roboczogodziny, które poświęcamy na ich obsługę. Nawet średniej wielkości firma, mająca kilku dłużników, ponosi duże, dodatkowe koszty” – mówi Anna Gąsiorowska.

Czy można „zaoszczędzić” na dłużniku? „Oczywiście, że tak, jednak najpierw trzeba zainwestować w ludzi. Nie liczmy na zmniejszenie kosztów obsługu długu, jeśli tą delikatną sferą będą zajmowali się nieprzygotowani do tego pracownicy. Musimy zainwestować pieniądze w odpowiednie przygotowanie kadry. Szkolenia z negocjacji windykacyjnych, z pozyskiwania informacji o kliencie i od klienta, a także szkolenia poruszające psychologiczne aspekty długu to absolutne minimum. Jednak taka inwestycja bardzo szybko się zwraca. Pomyślmy, ile możemy zaoszczędzić, jeśli zamiast sprzedawać dług zewnętrznej firmie, sami go odzyskamy? Albo jeśli w naszej firmie średnio przeterminowane faktury były płacone po trzech miesiącach, a my ten okres skrócimy do miesiąca lub poniżej  miesiąca?” – mówi Anna Gąsiorowska.

Niemal wszystkie firmy mówią o optymalizacji – optymalizujemy niemal wszystko – procesy rekrutacyjne, szkolenia wewnętrzne, systemy komputerowe. Dlaczego więc nie optymalizować obsługi długu? „Tej czynności nie da się zlecić oprogramowaniu komputerowemu. Nie liczmy na to, że masowa wysyłka maili lub smsów sprawi, że dłużnik od razu spłaci nam dług. Optymalizacja procesu odzyskiwania długu polega nie tylko na maksymalnym skróceniu czasu oczekiwania na pieniądze, ale też na reagowaniu na możliwe problemy z płatnościami. Co nam z klienta, który nie chce nam zapłacić? Jeśli wprowadzimy odpowiednie procedury, dzięki którym będziemy unikać nierzetelnych płatników jeszcze przed podpisaniem umowy, to czy  nie będzie to oszczędność i optymalizacja? Warto zauważyć, że coraz więcej firm bada wiarygodność swoich klientów. Już nie tylko banki czy instytucje państwowe, operatorzy telewizyjni czy telekomunikacyjni, ale coraz więcej firm działających w usługach czy też tam, gdzie mamy do czynienia z łańcuchem dostaw” – tłumaczy Anna Gąsiorowska.

Dług może bardzo dużo kosztować, a im dłużej dłużnik nie płaci, tym ten dług kosztuje więcej. Szukając oszczędności w firmie, warto przyjrzeć się, ile pieniędzy ucieka nam, bo brakuje nam profesjonalnej polityki odzyskiwania należności. Zamiast każdy dług oddawać zewnętrznym firmom windykacyjnym, warto zainwestować we własną firmę, tak jak inwestujemy w nowoczesny sprzęt czy rozwój.