Windykacja, jak każdy proces, musi się opierać na solidnych filarach. Bez nich będzie ona ułomna, a sukces – zamiast spodziewany i gwarantowany, stanie się jak wygrana na loterii.
Anna Gąsiorowska, windykator z ponad 20 letnim stażem, uważa, że windykacja powinna się opierać na trzech filarach: działaniach „przed”, „w trakcie” i po odzyskaniu pieniędzy.
„Przed”‚
Na tym etapie skupiamy się na takich elementach jak:
– zabezpieczeniu umowy przed ryzykiem jej niezrealizowania
– zbieramy informacje o kliencie i od klienta
„W trakcie”
W tym miejscu, musimy ustalić:
– kiedy reagować na brak płatności
– kto powinien reagować
– w jaki sposób kontrolować należności w firmie
– w jaki sposób reagować
„Po”
Windykacja nie kończy się na podjęciu działań w celu odzyskania należności. Koniecznie musimy:
– odzyskać należności
– prześledzić procesy, które zastosowaliśmy
– sprawdzić, czy nie musimy czegoś poprawić.
Według Anny Gąsiorowskiej, a także wielu innych ekspertów, ważne jest, by zapobiegać, a nie leczyć. Stąd tez warto zwrócić uwagę na dostępne na rynku ubezpieczenia należności czy inne usługi finansowe, które w razie niewypłacalności albo zwłoki w płatnościach, pozwolą nam na szybkie odzyskanie naszych pieniędzy. Nie ma jednak nic za darmo. Konieczne jest więc podjęcie wyzwania i samodzielne windykowanie dłużników. Anna Gąsiorowska podkreśla, że kluczem do sukcesu jest tu pozyskanie jak największej liczby informacji o dłużniku i od dłużnika. „Dysponujemy szeregiem narzędzi, by sprawdzić naszego kontrahenta. Są to zarówno ogólnodostępne bazy danych, bazy informacji o przedsiębiorcach, ale także internet, opinie klientów i pracowników firmy. Wiele informacji przekazuje nam sam kontrahent. Także tych istotnych z punktu widzenia windykacji. Musimy tylko wiedzieć, o co i jak pytać i w jaki sposób interpretować odpowiedzi klienta” – tłumaczy Anna Gąsiorowska.
Anna Gąsiorowska zwraca również uwagę, że żadne działanie windykacyjne nie może być prowadzone w ciemno. Musimy mieć w firmie określone procedury i się ich trzymać. Przede wszystkim musimy ustalić kto, kiedy i w jaki sposób reaguje na brak płatności. Nie może bowiem być sytuacji, że jakakolwiek opóźniona płatność zostanie niezauważona albo reakcja na nią będzie spóźniona czy paniczna.
Sama reakcja to jednak zbyt mało, by mówić o sukcesie. Konieczny jest trzeci filar windykacji – skuteczność i efektywność. Nie podejmujemy przecież działań windykacyjnych dla samego działania, ale by osiągnąć konkretny cel – odzyskać należności. Pamiętajmy również, że każde przeprowadzone negocjacje windykacyjne sprawiają, że zyskujemy nowe doświadczenia, które pomagają nam stawać się jeszcze lepszym. Nie wahajmy się modyfikować istniejące procedury, ulepszać ich.
